Les avantages immédiats de faire confiance à un fournisseur de services d’impression gérés

Presque toutes les entreprises ont une imprimante. Pour les grandes entreprises, elles sont obligées d’entretenir parfois des dizaines d’imprimantes, sans parler des photocopieuses, par bureau ou à différents endroits. Faire confiance à un fournisseur de services d’impression gérés peut faire toute la différence, en vous aidant à rationaliser vos processus et à économiser du temps, de l’argent et des soucis supplémentaires à votre entreprise.

Le choix du bon fournisseur de services d’impression gérés présente certains avantages immédiats, dont ces quatre incroyables gains rapides.

1. Économiser sur les coûts d’impression

Votre fournisseur de services d’impression gérés devrait aider votre entreprise à réaliser des économies substantielles sur les coûts d’impression, certains fournisseurs de services d’impression – comme nous chez Access Systems – pouvant éliminer jusqu’à 30 % de vos dépenses antérieures. Les solutions de gestion de l’impression peuvent permettre de réaliser de telles économies de nombreuses manières, mais le plus souvent par une réduction initiale, une amélioration de l’efficacité, une standardisation et une responsabilisation des coûts. Souvent, une entreprise qui met en œuvre une normalisation universelle des équipements ou qui sélectionne une ou deux marques et modèles d’équipements dans l’ensemble de son bureau peut également contribuer à rationaliser les coûts.

Demandez-vous également si l’entreprise que vous recherchez fournit des rapports personnalisés et détaillés pour vous aider à établir votre budget. Notre coût transparent par page vous permet de savoir exactement combien coûte chaque feuille à imprimer, ce qui facilite le suivi de vos dépenses et vous permet de faire les ajustements nécessaires pour un meilleur rendement. Pensez à bluemega.

2. Numérisez vos documents et augmentez la sécurité

Peut-être recherchez-vous un fournisseur de services d’impression gérés pour fournir l’équipement et les ressources nécessaires à la réduction des documents papier – et, espérons-le, à la transition vers le stockage virtuel de fichiers. Le bon fournisseur devrait être en mesure de convertir vos documents papier en documents entièrement numériques et faciles à gérer.

La numérisation de vos documents vous permet non seulement d’éliminer vos traces écrites, mais aussi d’améliorer votre efficacité. En utilisant des photocopieuses pour numériser tout document imprimable, vous pouvez rapidement trier les documents en fonction de mots clés et de conventions d’appellation cohérentes, ce qui vous évite de devoir fouiller dans des piles de papiers non organisées pour trouver ce dont vous avez besoin. De plus, le fait de conserver vos informations dans des fichiers Word ou Excel simples à éditer facilite la révision et la mise à jour de vos fichiers en temps réel.

3. Passez au vert

Le fournisseur de services d’impression gérés peut aider votre entreprise à devenir plus écologique en réduisant votre besoin d’imprimer et en évaluant l’efficacité et le respect de l’environnement de vos systèmes.

Par exemple, une étude interne de Xerox a révélé qu’en un mois seulement, 1 000 utilisateurs n’imprimant pas 135 000 pages ont protégé 16 arbres et éliminé 1 700 kg d’émissions de CO2. Grâce à la numérisation et à la sélection d’équipements, de logiciels et de fournitures plus respectueux de l’environnement, les petits changements ont un grand impact.

 4. Réduire le temps que votre équipe informatique consacre aux problèmes et à la maintenance

Dans un monde parfait, toutes vos imprimantes et photocopieuses fonctionnent sans problème et sans contretemps. Malheureusement, la réalité est que ces machines nécessitent un entretien et un soin constants, ainsi qu’un ravitaillement en carburant.

Votre service informatique a sans doute des choses plus importantes à faire que de chercher à dépanner une imprimante ou un photocopieur mort. Avec un fournisseur de services d’impression gérés, il n’a plus besoin de parcourir l’internet à la recherche du toner le moins cher ni de démonter le fonctionnement interne de votre HP. Cherchez une société de gestion d’impression qui peut faire le travail à votre place.

 

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